上海市水利工程协会文件收发和印章管理制度

（2013年7月26日第一届等二次理事会通过）

为加强水利工程协会信函、文件的收发管理与印章管理，制订本制度。

一、办公室是协会信函、文件的收发管理部门，负责协会往来信函、文件的收发、登记、管理与保存。

二、上级和外部单位通知、来文、来电和传真，统一由办公室收文、登记，填写协会公文处理单，经办公室负责人视情况报协会领导阅示，并根据领导阅示意见办理或跟踪办理结果。紧急信函、重要文件应及时报协会领导阅示。

三、文件传阅应控制在规定范围内传阅。密级和机要文件未经上级主管领导部门同意，不得扩大传阅范围，不得翻印，不得公开引用。

四、由协会发出的通知、文件等，应填写协会统一的通知格式和发文单，由相关部门起草，经办公室审核后报协会领导签发，并由办公室统一核稿、编号、校对、分发和存档。

五、对信函、文件的寄发应认真填写地址、收件人及单位、邮编，做到准确、无误、及时。对重要信函、文件，应寄挂号信。对紧急信函、文件，应经办公室负责人同意后快递传送。重要通知、信函、文件，还应电话补充通知确认。

六、信函、文件起草应按照公文执行，做到格式准确、表述规范、简洁明了。

七、信函、文件办结后，办公室应及时收回归档。

八、协会公章由协会办公室专人保管。协会各部门公章由各部门保管。

九、加盖协会公章前，需填写协会印章使用申请单，经协会领导签字后用印，并在加盖公章登记簿登记经办人、事由、日期和加盖份数。